今天是

通知公告

安徽省华强工贸集团有限责任公司档案整理及数字化加工采购项目公开招标公告

发布单位:系统管理员 | 发布时间:2017-10-18 | 浏览 1038次


 

根据工作需要,现对“安徽省华强工贸集团有限责任公司档案整理及数字化加工采购项目”进行公开招标,欢迎具备条件的国内投标人参加投标。

一、采购项目名称及内容

1.项目名称:安徽省华强工贸集团有限责任公司档案整理及数字化加工采购项目

2.项目地点:合肥市

3.项目单位:安徽省华强工贸集团有限责任公司

4.项目概况:档案整理及数字化加工项目采购,详见招标文件

5.资金来源:单位自筹

6.项目类别:单位自行采购服务

7.标段(包别)划分:本项目共一个标段

二、投标人资格

1.符合《中华人民共和国政府采购法》第二十二条规定;

2.具有独立法人资格

3.近五年来在安徽省省直单位,从事过同类项目业务不少于2个合同的成功案例,并提供合同扫描件;

4.具有本地化服务能力;

5.本项目不接受联合体投标;

6.供应商存在以下不良信用记录情形之一的,不得推荐为中标候选供应商,不得确定为中标供应商:

1)供应商被人民法院列入失信被执行人的;

2)供应商或其法定代表人或拟派项目经理(项目负责人)被人民检察院列入行贿犯罪档案的;

3)供应商被工商行政管理部门列入企业经营异常名录的;

4)供应商被税务部门列入重大税收违法案件当事人名单的;

5)供应商被政府采购监管部门列入政府采购严重违法失信行为记录名单的。

三、投标及方式

1.投标时间:20171018日上午09:00201710月23日下午17:00

2.投标方式:现场投标。

3.投标地点:安徽省司法厅办公楼526室。

四、投标截止时间

2017年1023日下午17:00

五、报价要求

1、报价具体事项:请投标人在规定时间内一次性报出,不得更改的价格。

2、报价含设计-设备-运输-保险-安装-调试-售后服务-税金等相关费用。

3、供应商必须按照采购人指定的交货地点负责安装、调试合格后,交采购人使用。

4、报价(按清单报价):

大写人民币           小写¥

六、工期

合同签订后100日(自然日)内完成。

七、评标方式

满足招标要求条件下,综合评分最高者中标。

八、付款方式

验收合格后支付全部货款的95%,另5%作为质保金一年后返还。

九、需求及技术参数

详见《安徽省华强工贸集团有限责任公司档案整理及数字化加工采购项目需求方案》。

十、其他须知

1、投标人需自行对现场进行考察,以便查明或核实理解有关编制投标文件和签订合同所必需的一切资料。

2、招标人向投标人提供的有关现场的数据和资料,是招标人现有的能被投标人使用的资料,招标人对投标人据此做出的任何推论、理解和结论均不承担责任。

3、请将投标书密封盖章,注明本项目负责联系人、联系电话,逾期送达的或者未送达指定地点的投标文件,招标人不予受理。

4、本次招标不得提供假冒伪劣产品,否则将按有关规定处罚,请供应商关注。

5、开标时间、地点:由招标人自行组织开标、评标和决标。

十一、联系方法

项目单位:安徽省华强工贸集团有限责任公司。

地址:合肥市清溪路100号。

联系人:范凡希    电话:65982961

 

 

                  安徽省华强工贸集团有限责任公司

                        2017年1018


安徽省华强工贸集团有限责任公司

档案整理及数字化加工采购项目需求方案

 

一、项目内容

项目名称:安徽省华强工贸集团有限责任公司档案整理及数字化加工

项目采购人:安徽省华强工贸集团有限责任公司

标段划分:1个包、不分包。

招标内容: 根据国家档案相关规定及行业标准,对我单位库存文书档案进行规范化整理和扫描,并将着录条目及数字化加工成果挂接到现有的宝葫芦档案管理软件中。其中:

1.档案整理约7000件;

2.档案扫描约500000页;

3.条目着录约60000条;

4.档案封面修复约2500卷;

5.佳能/CANON DR-M160II高速馈纸式双面A4文件扫描仪1台。

二、投标人的资格条件               

1.符合《中华人民共和国政府采购法》第二十二条规定的投标人资格条件。具有独立法人资格。

2.未被列入失信被执行人、重大税收违法案件当事人、政府采购严重违法失信行为记录名单的供应商。(以在“信用中国”网站(www.creditchina.gov.cn)和中国政府采购网(www.ccgp.gov.cn)查询截图证明);

3.其他资格条件:无

三、技术需求

(一)技术标准

参照行业和国家标准:

《中华人民共和国档案法》

国家档案局《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》GB/T 17678.1-1999

《归档文件整理规则》中华人民共和国档案行业标准  DA/T22-2000

《档案着录规则》DA/T18-1999

《电子文件归档与管理规范》GB/T 188942002

《纸质档案数字化技术规范》DA/T31-2005

《安徽省档案局档案数字化工作参考手册》安徽省档案局

《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》国家档案局令第8

《档案俢裱技术规范》(DA/T25-2000

《档案字迹材料耐久性测试法》(DA/T16-1995

《文书档案案卷格式》(GB/T 9705-2008

《纸质档案数字化技术规范》(DA/T31-2005

《明清档案着录细则》(DA/T8-1994

《民国档案目录中心数据采集标准民国档案着录

(二)技术需求

1.数字化加工

(1)档案扫描要求

a.扫描色彩模式:采用彩色模式进行扫描。

b.扫描分辨率:不低于300dpi,对材料中有多色、红头、印章、插有照片图片、清晰度较差等无法辨识清晰的页面,要提高分辨率,要求扫描后的图像清晰,不失真、完整、不影响利用效果。

c.图像存储:采用JPEG格式进行不加密存储。

d.其他要求:扫描图像应与原纸质档案保持一致。扫描时做到不缺页、不重页、单页图像内容完整。

(2)图像处理要求

a.纠偏:对出现偏斜的图像应进行纠偏处理,以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像应进行旋转还原,以符合阅读习惯。

b.去污:扫描产生的图像中影响质量的杂质,如黑点、黑线、黑框、黑边等要去除,处理时要在不影响可懂度的前提下展现档案原貌。

c.图像拼接:对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像,要拼接为一个完整的图像,以保证图像整体性。

d.裁边处理:采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理,去除多余的白边,以有效缩小图像文件的容量,节省存储空间。

(3)目录着录要求

文书档案目录着录要符合《档案着录规则》(DA/T19-1999)、《文书档案文件级目录数据库结构与着录细则》(DB34/T450-2004)等规定和采购人要求。

目录着录可直接在采购人使用的档案管理软件中进行,也可由中标人在自备软件中着录后,再批量导入采购人使用的档案管理软件,目录数据要严格符合采购人的档案管理软件要求,能实现软件中与目录相关的全部功能。

档案系统已有目录要进行校对、缺项补齐,确保正确。

(4)还原装订要求

库藏档案恢复装订时,应尽可能利用原孔进行穿线装订,以左齐下齐整理整齐,并保持档案的排列顺序不变,做到安全、准确、无遗漏,不得出现页次颠倒、漏页、错页,装订时如发现无装订边,可能会压字,危害文件内容时,应适度镶边后再装订。

(5)数据挂接要求

档案数字化过程中形成的目录数据库与图像数据库,经质检确认合格后,通过网络挂接入采购人现有的宝葫芦档案管理软件中。

中标方必须保证目录数据和图像文件的一一对应关系,确保扫描图像与案卷目录、卷内目录全部100%挂接正确,数字化加工成果能在采购人档案管理软件中有效检索和显示。

(6)数据验收要求

以抽检的方式检查所有数据,包括目录数据、图像文件及数据挂接的总体质量。抽检的比率不得低于本项目加工总量的5%。

目录数据库与图像文件挂接错误,或目录数据、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时,抽检标记为“不合格”。抽检部分的合格率大于等于95%时,予以验收“通过”。合格率=抽检合格的总页(条)数/抽检案卷总页(条)数×100%。

其他质检内容符合下列范围,标记合格,否则不合格。

?    档案装订:检查所有档案的装订还原情况,差错率≤1‰;

?    扫描图像:漏扫率≤0.2‰;

?    图像质量:图像质量情况完好率99%;

?    图像格式封装:图像文件的命名差错率≤1‰;

?    着录:以案卷(文件)为单位,关键字段正确率100%,其余字段录入错误率≤5‰;

?    条目与图像挂接:挂接正确率100%;

?    档案原始材料:100%不缺失。

验收“通过”的结论,必须经采购人验收小组审核、签字后方生效。

(7)数据备份要求

验收合格后及时备份,为保证数据安全,备份可采取在线、离线相结合方式实现多套备份。

数据备份也要进行检验,主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整,文件数量是否准确等。

数据验收合格后,中标方需将加工所得的电子文件转存到移动硬盘上,一式三份,内容包括类、卷或件。

(8)安全保密要求

本项目实施期间,严格遵守国家保密规定和采购人保密要求,不得以任何方式将采购人的档案实体、档案信息、各类清单等传播到服务场地之外,非经采购人允许,不得将与本项目无关的人和物带入现场,档案实体和电子档案载体不得丢失、泄密、损坏。

(9)数字化加工平台系统要求

需采用J2EE架构开发一个以B/S架构为主的档案数字化加工平台。操作人员的所有功能需设计为B/S架构,后台有独立的集中式数据存储(需要将初始扫描件、修图件、成品件分离),采用FTP数据传输,该系统须满足以下几个功能:

系统支持用户自定义:可以自动流程配置、创建流程环节。自定义档案类型、自定义文件名档案着录界面、自定义工作任务分配、任务回退功能。

工作量统计:根据相关的统计条件分别统计每位工作人员的工作量。

系统具有查卷功能、扫描功能、着录功能、修图功能、质检功能、抽检功能。

导出XML文档:数字化加工平台中的加工成果以XML文档的形式导出,以供档案管理的业务系统使用。

系统可以通过人员的角色与权限进行管理,指定角色的流程环节权限。

(三)安全保密要求

1.保密措施

供应商必须有严格保密制度。

供应商在投标书中必须详细描述保密措施。

所有工作人员上岗前必须签订保密责任书。

企业承诺不含外资背景,所有人员不含外籍人员。不允许加工方转包中标项目,一经发现立即终止合同。现场需要数字化加工单位安装监控设备,符合相关数字化加工场地安全保密要求。

配置数字化加工管理软件,封USB口,对存储介质进行有效控制。

2.保密责任

在档案数字化加工过程中造成的泄密事故,由供应商承担全部责任。

3.信息安全

1)严格遵守有关保密、档案法律法规和安徽省华强工贸集团有限责任公司的有关规定。数字化加工工作必须在指定的场所内进行,确保场所正常秩序和安全。不得遗失、损坏档案,如有违反有关法律法规的,将追究相关责任人责任。

2)加工单位在签订合同时成立项目组,由加工单位和委托单位人员组成。双方指定专人负责该项目,加工单位项目负责人必须为加工单位公司级负责人,并列出具体的项目操作标准及流程、项目实施计划、人员及保证措施。

3)项目工作人员必须具备一定的档案业务知识和档案整理操作能力及档案数字化加工的实际操作经验。

4)签订保密协议,加强对工作人员的保密教育。加工产品单位须在合同中进行责任约定(签订安全保密责任书);在工作期间必须遵守安徽省华强工贸集团有限责任公司相关保密制度,严格执行《安徽省华强工贸集团有限责任公司档案数字化工作档案安全管理及保密要求》的规定。

5)建立严格的保密制度,加强管理,杜绝工作人员对档案及档案信息的私自复制行为。工作人员不得以任何形式将各项档案资料带出指定工作现场,工作人员不得携带手机进入现场不得以任何形式进行泄漏、传播档案信息,不得无故查看、讨论档案内容。

6)扫描加工场地要做好安全及保密,具备保密设施,保证档案原件的安全和保密。

7)加工现场不允许私自使用有移动存储设备,任何加工数据不能私自带出工作区域,加工设备不允许接入互联网。数字化加工公司在合同期内必须使用固定的存储设备并如实记录使用的移动存储设备,定期向安徽省华强工贸集团有限责任公司移交加工后的产品。

8)加工过程中的废弃纸张不得自行销毁,提交安徽省华强工贸集团有限责任公司在指定地点处理。项目完成经验收后,加工操作终端上的数据必须在委托方项目负责人的现场监督下销毁,所有硬盘必须提交给委托方,设备经检验确认后才能撤回。

(四)售后要求

1.投标公司须提供从项目整体验收合格之日起,一年的免费质保期服务。无论在质保期内还是质保期满后,投标公司负责对其实施的项目提供24小时不间断技术支持服务,提供电话、传真、电子邮件、现场多种方式技术支持服务,全方位响应需求。能2小时内响应,并最迟在第2个工作日内排除错误,2个工作日内不能解决的,必须采取临时应急等措施。

2.售后服务和验收

1)售后服务

a.数字化流程各环节应清晰可控,质量安全控制点合理有效。

b.服务供应商所提供的档案数字化成品应符合安徽省档案局和安徽省华强工贸集团有限责任公司标准同时能够满足导入现有档案管理软件的要求。

c.售后服务期限:项目验收交付后提供 1年的售后免费服务。

d.售后服务响应时间:接到用户电话后2小时内响应,次日上门服务。

(2)验收要求:

a.数据验收应遵循安徽省华强工贸集团有限责任公司的相关要求,主要包括档案实体验收、数据验收。

b.档案实体验收

逐卷(件)交接档案实体,核对档案数量。如发生档案损毁或丢失,安徽省华强工贸集团有限责任公司将根据合同和相关法规向扫描公司要求赔偿并追究法律责任。

检查档案还原质量是否合格,要求档案拆卷后需按原位置装订。保证卷内顺序按原页码排列,页面无损毁,涂改、破损、丢失。档案还原如有问题,扫描公司应及时返工进行补救。

c.样品数据验收

扫描公司应先期完成100卷档案数字化加工样品,并将样品数据交由安徽省华强工贸集团有限责任公司预检,验收合格后,所有档案数字化加工成品均应符合样品标准。

数据抽检

以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据,包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。一个全宗的档案,数据验收时抽检的比率不得低于30% 

数据化扫描公司应拥有档案数字化加工质检管理软件,并提供用户质检报告。每月定期向用户提供数字化情况进展报告和费用使用及结余情况。

d.验收指标

目录数据库与图像文件挂接错误,不完全对应,或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时,都视为不合格产品。

档案装订:检查所有档案的装订还原情况,差错率小于等于万分之一。

扫描图像:漏扫率为零。

图像质量:图像质量情况完好率99%

着录(目录核对):以案卷(文件)为单位,关键字段正确率100%,其余字段录入错误率≤1‰。目录核对错误率为零。

条目与图像挂接:挂接正确率100%

档案原始材料:100%不缺失,不损坏。

e.验收审核

数据验收以抽检方式进行。提交验收数据不论涉及验收标准哪一条,不合格的,全部发回产品数字化加工公司重新加工;

在验收中检出的错误,数字化加工公司及时、无偿予以纠正并再次提交安徽省华强工贸集团有限责任公司验收;

全部档案验收合格后,须经分管领导审核、签字后方有效;

如全部档案完成后不能通过验收的,视为产品加工方违约;

数据验收合格后,加工方须刻录DVD光盘一式两套提交给安徽省华强工贸集团有限责任公司,着录条目和全文数据以光盘和移动硬盘双套存储格式向甲方移交。

(五)招标人要求

本项目要求服务人数不得少于20人,项目人员需持有档案继续教育证书或大专及以上学历证书复印件,所有人员均需提供招标之日前连续三个月的社保缴费凭证。社保缴费凭证须是有人社部门盖章的社保缴费单或证明,社保缴纳单位名称必须和投标单位名称保持一致,个人缴纳社保记录不作为公司人员社保缴纳证明凭证。

四、评标办法及评分规则               

(一)评审原则

1.合法、合规原则。

2.符合合肥市公共资源交易中心交易规则原则。

3.公平、公正、科学、审慎、择优原则。

4.信用准入原则。投标人必须满足招标文件信用准入要求。

5.高分优先原则。衡量投标文件满足招标文件规定各项评审标准的程度,折算为综合得分分值,依据每个投标人的综合得分由高到低,依次确定排名顺序。

(二)评审分值分配(满分100分)

1.技术方案                   28

2.实施经验                   12

3.商务综合实力情况           24

4.人员保障                   11

5. 售后服务                   5

6. 价格                      20

(三)评审内容(数值计算结果均保留两位小数,第三位四舍五入)

1.资格性和符合性评审内容及标准

评标委员会对投标文件的资格性审查和符合性审查作合格性评审, 评审结论分为“合格”与“不合格”。评审不合格的投标文件不再进行后续评审。

有下列情形之一的,评标委员会应做无效投标处理:

评审内容

评审标准

 

资 格 性 审 查

信用等级

不符合招标文件要求(未达到信用准入等级要求)

营业执照

未提供合法有效工商营业执照(三证合一)

资质条件

不符合招标文件要求

法定代表人或授权代表资格

不符合招标文件要求

 

 

 

       

投标人名称

与营业执照、资质证书等不一致

投标文件签署

未按招标文件要求加盖公章且无法定代表人或授权代表签字(签章)

投标文件格式

未按规定格式填写,实质性内容不全或关键字迹模糊、无法辨认

投标方案及报价

递交两份或多份内容不同的投标文件,或在一份投标文件中对同一招标项目有两个或多个报价,且未声明哪一个有效的(按招标文件要求提交备选方案的除外)

投标有效期

不符合招标文件要求

交货时间、地点、质保期或付款方式

不符合招标文件要求

2.综合评分

各评委成员按下列评分项目进行评判,技术评审得分由各评委独立记名打分。各投标人的技术评审最终得分为所有评委评分的平均值。

序号                                              

评分因素

评分内容和标准

技术方案  28分)

投标人具有自主知识产权的档案数字化加工管理软件(投标文件中需提供软件着作权证书复印件,原件备查),能对数字化加工过程进行全程管理,包括:提卷、查卷、还卷、扫描、图像处理、质检、统计、流程管理等功能。投标单位有软件,满足全部功能,6分;有软件,满足部分功能,2分;无软件,0分。

1、投标人提供本项目的质检方案以及验收方案,得2分,无则不得分.

2、投标人具有《档案数字化加工安全加密管理软件》软件着作权证书的得3分,无则不得分;

3、设置专门质检岗位,有完整的验收方案、质检方案得1分,无则不得分;

项目现场管理能力:根据对本项目的理解,在技术文件中明确提出:

1、投标人在投标文件中提供档案数字化加工实施流程的得2分;

2、投标人在投标文件中提供完善的项目组织和管理规定的得2分;

3、投标人在投标文件中提供完备的现场管理制度、保密制度的得2分;

投标人在投标文件中提供质量安全保障方案:通过相应的制度、流程、设备或软件加强对档案数字化加工过程的控制,保证档案原件及档案信息的安全.包括人员保密管理、加工现场管理、档案实体安全管理、设备及数据安全管理、数字化成果保障、数据安全与备份等;内容齐全得10分,缺一项内容扣2分,无则不得分。

实施经验

(12)

投标人近两年以来具有数字化加工成功案例的,实施合同金额在50万元以上(50万元)的每个得3分,最高得12分。(业绩以合同签订时间为准,投标文件中提供合同复印件,原件备查)

商务综合实力情况

(24)

1、具有信息安全管理领域ISO27001认证证书的得3分,没有的不得分(证书范围须包括涉密档案信息化外包服务);

2、具有中国档案学会颁发的“档案数字化加工定点生产企业”的得3分;具有“计算机档案管理软件类定点企业”3分 ;

3、获得ISO90012008质量管理体系认证证书得3分,没有不得分(证书范围需包括档案数字化加工)。

4、具有国家秘密载体印制资质证书,甲级证书得5分,乙级得2分,无则不得分。

5在档案信息化领域承建完成省部级立项项目,有得3分,县市级立项项目得2分。(提供立项证书)   

6、投标人获得过档案信息化领域相关荣誉奖项,有一个得1分,总分2分。

备注:以上所有证书均需提供原件备查并将原件复印件附在投标文件中,否则不计分。

人员保障

(11)

1、项目经理具有5年以上(含5年)档案数字化加工工作经历连续2年投标人社保证明的得2分,(需提供社保证明材料现场备查,缺一样不得分,投标文件中提供上述证明材料的复印件并加盖投标人公章);

2、拟派技术人员具有省级档案行政主管部门培训并获得相关证书的技术人员数量评分:10(含)人以上得6分,6(含)—8人得5分;5(含)人以下得4分。无不得分

3、所投技术人员及项目实施人员不得少于50人,并保证该50人必须为投标人在册员工,工作经验均在1年以上(含一年),且提供相关的证明材料。有的得3分,无不得分。

售后服务

(5)

1、提供详细完整的免费保修及售后服务措施和方案(包括质保年限、服务措施、回访、技术培训计划等),并在省或市级档案行政管理部门登记备案过,提供备案证,以上材料齐全得3分,缺一项扣1分。扣完为止。

2、投标人在安徽拥有全资或控股服务机构,并有稳定不少于30名技术服务人员。提供承诺书的得2分。无承诺的不得分。

价格

(20)

报价得分计算方法:

项目按单价报价,以投标有效最低价为基准价,

投标报价得分=(评标基准价/投标报价)*20%*100

 

(四)评审结果

1.经评审合格的投标文件,评标委员会按综合评审得分从高到低的顺序依次推荐1-3名中标候选人。排名第一的为首选中标侯选人,依次类推第二、第三中标侯选人。

2.评标委员会完成评标后,应当向招标人提交书面评标报告。

(五)例外情况

1.当出现投标人综合评审得分相等时,按下列顺序排序:“信用标”得分高的优先;仍相同时,“报价部分”得分高的优先;仍相同时,“技术开发方案和人员” 得分高的优先;依然相同时,由评标委员会现场抽签确定顺序。

2.当评标委员会认为各投标报价均较高时,可以否决全部投标。

3.招标文件条款存在含义不清或者相互矛盾的,评标委员会应当针对相应条款作出有利于相应投标人的结论。

(六)其他

1.整包发标的项目,超出本项目预算的投标人不推荐为中标候选人。

2.多包发标的项目,在不突破项目总预算的前提下,经招标人同意,各分包预算可相互调节。分包预算调节后,投标人分包报价仍然超过调节后的分包预算的,不推荐为该分包的中标候选人。